3.3.2. Thủ tục tại phiên hòa giải
● Thư ký Tòa án có nhiệm vụ kiểm tra sự có mặt của các thành phần được triệu tập tham gia phiên hòa giải. Khi kiểm tra, Thư ký Tòa án yêu cầu người tham gia phiên hòa giải xuất trình giấy triệu tập, giấy tờ tùy thân có dán ảnh và các giấy tờ khác có liên quan (nếu có).
● Khi phiên hòa giải bắt đầu Thư ký Tòa án báo cáo sự có mặt của các đương sự với Thẩm phán.
● Ghi biên bản hòa giải:
- Thư ký Tòa án ghi biên bản hòa giải phải có đầy đủ nội dung được quy định tại Điều 186 BLTTDS, biên bản hòa giải soạn theo mẫu số 07 ban hành kèm theo Nghị quyết 02/2006/NQ-HĐTP.
- Khi ghi biên bản, phần đầu trong biên bản thường có sẵn mẫu, Thư ký Tòa án chỉ cần điền thông tin đúng như yêu cầu. Phần thứ nhất những người tiến hành tố tụng phải được ghi đầy đủ họ tên, chức danh. Phần thứ hai những người tham gia phiên hòa giải phải ghi đầy đủ họ tên, vị trí tố tụng của các đương sự.
- Trường hợp có đương sự vắng mặt thì phải ghi rõ vắng có lý do hay không có lý do. Đối với trường hợp có đương sự vắng mặt nhưng phiên hòa giải vẫn được tiến hành thì cũng phải ghi rõ lý do vào biên bản hòa giải. Đối với trường hợp đương sự vắng mặt dẫn đến phiên hòa giải không tiến hành được thì Thư ký cũng phải ghi rõ những lý do và hậu quả pháp lý đúng như giải thích của Thẩm phán tại phiên hòa giải.
- Ghi phần trình bày của các đương sự: ghi theo từng vấn đề cần phải giải quyết trong vụ án. Ghi ý kiến của nguyên đơn, bị đơn, người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan (ghi tóm tắt nhưng rõ ràng, đầy đủ ý). Từng vấn đề thỏa thuận phải được ghi kết luận là các đương sự có thỏa thuận được hay không thỏa thuận được. Sau khi đã ghi đầy đủ ý kiến của đương sự cũng như những nội dung đương sự thỏa thuận hoặc không thỏa thuận được, Thư ký phải ghi đầy đủ ý kiến của Thẩm phán chủ trì kết luận về kết quả của phiên hòa giải.
- Khi các đương sự thỏa thuận được với nhau về vấn đề phải giải quyết trong vụ án, thì Thư ký Tòa án giúp Thẩm phán lập biên bản hòa giải thành. Biên bản hòa giải thành soạn theo mẫu số 08 ban hành kèm theo Nghị quyết số 02/2006/NQ-HĐTP.
- Biên bản hòa giải được công bố ngay trước khi kết thúc phiên hòa giải để các đương sự nghe và Thẩm phán chủ trì phiên hòa giải ký tên và đóng dấu của Tòa án vào biên bản. Các đương sự tham gia phiên hòa giải phải ký tên hoặc điểm chỉ vào biên bản hòa giải.
- Biên bản hòa giải thành phải được gửi ngay cho các đương sự tham gia hòa giải. Đối với các đương sự vắng mặt mà việc hòa giải thuộc trường hợp quy định tại khoản 3 Điều 184 BLTTDS thì Tòa án phải gửi ngay biên bản hòa giải thành cho các đương sự vắng mặt.
- Trong biên bản hòa giải thành cần ghi: “Trong thời hạn 7 ngày, kể từ ngày lập biên bản hòa giải nếu đương sự nào có thay đổi ý kiến về sự thỏa thuận thì phải làm thành văn bản gửi cho Tòa án”.
Lưu ý: Khi ghi biên bản Thư ký tránh viết dài, không rõ trọng tâm yêu cầu của đương sự, dùng từ ngữ mang tính địa phương khó hiểu.
Cập nhật lần cuối: 10/04/2012