Trong quá trình giải quyết vụ án hành chính, đương sự giao nộp chứng cứ thì Thư ký có nghĩa vụ lập biên bản về việc giao nộp chứng cứ và đối chiếu với chứng cứ gốc do đương sự cung cấp. Biên bản bàn giao vật chứng phải ghi rõ tên gọi, hình thức và nội dung, đặc điểm của chứng cứ, số bản, số trang của chứng cứ và thời gian giao nhận; chữ ký hoặc điểm chỉ của người giao nộp, chữ ký của người nhận và dấu của Toà án. Biên bản phải được lập làm hai bản, một bản cấp cho người nộp và một bản lưu trong hồ sơ vụ án. Trường hợp chứng cứ bằng tiếng nước ngoài, tiếng dân tộc thiểu số thì phải kèm theo bản dịch tiếng Việt và được công chứng, chứng thực hợp pháp. Việc tiếp nhận tài liệu, chứng cứ, bảo quản chứng cứ, bảo vệ chứng cứ phải thực hiện đúng quy định tại các điều 88, 91 LTTHC.