●  Khi người khởi kiện đến nộp đơn khởi kiện, Thư ký cùng Thẩm phán tiếp nhận “Đơn khởi kiện” cùng tài liệu kèm theo của đương sự. Việc nhận đơn khởi kiện phải theo đúng quy định tại Điều 107 LTTHC. Việc nhận đơn được tiến hành dưới các hình thức sau:

- Trường hợp người khởi kiện nộp trực tiếp tại Tòa án, thì ghi ngày, tháng, năm người khởi kiện nộp đơn vào Sổ nhận đơn. Ngày khởi kiện được xác định là ngày nộp đơn;

- Trường hợp người khởi kiện gửi đơn đến Tòa án qua bưu điện, thì phải lưu ý kỹ ngày nhận đơn của đương sự và lưu giữ phong bì có dấu của bưu điện vì có trường hợp ngày tháng được bưu điện ghi rõ trên phong bì nhưng có trường hợp ngày tháng trên phong bì không rõ ràng hoặc không có (khoản 2 Điều 14 Nghị quyết số 02/2011/NQ-HĐTP).  

●  Nhận các tài liệu và chứng cứ gửi kèm theo đơn khởi kiện. 

-  Theo quy định tại các điều 49, 72 và 105 LTTHC, cùng với việc gửi đơn khởi kiện đồng thời đương sự có nghĩa vụ nộp các tài liệu, chứng cứ kèm theo. Trong trường hợp đương sự nộp trực tiếp tại Toà, Thư ký phải lập biên bản giao nhận chứng cứ trong đó ghi rõ số lượng tài liệu chứng cứ; là bản gốc hay bản phô-tô. Biên bản này phải được lập thành hai bản, Toà án và đương sự mỗi bên giữ một bản. Lưu ý khi lập biên bản phải đối chiếu với danh mục tài liệu, chứng cứ (nếu có) do đương sự cung cấp. Nếu thiếu tài liệu, chứng cứ phải đề nghị đương sự có trách nhiệm bổ sung ngay hoặc ghi rõ vào biên bản là thiếu tài liệu, chứng cứ theo danh mục của đương sự. Biên bản giao nhận chứng cứ phải lưu trong hồ sơ vụ án.

-  Trường hợp người khởi kiện đến Tòa án nộp đơn, thì ngoài việc vào Sổ nhận đơn, Thư ký được giao nhiệm vụ giúp Thẩm phán nhận đơn phải cấp giấy nhận đơn của người khởi kiện và các chứng cứ, tài liệu kèm theo. 

-  Trong trường hợp đương sự nộp đơn qua đường bưu điện thì phải đối chiếu số lượng tài liệu, chứng cứ với danh mục tài liệu chứng cứ do đương sự tự khai. Hồ sơ của đương sự phải được đánh dấu công văn đến vào góc trên phía trái của đơn khởi kiện, để xác định ngày tháng năm nhận đơn khởi kiện. Sau khi nhận đơn, Thư ký phải soạn thảo “Thông báo nhận đơn khởi kiện” theo mẫu và gửi cho người nộp đơn khởi kiện.

●  Vào Sổ nhận đơn

-  Khi nhận đơn khởi kiện và tài liệu chứng cứ kèm theo (nếu có), Thư ký phải ghi ngày, tháng, năm nhận đơn vào Sổ nhận đơn để làm căn cứ xác định ngày khởi kiện và xem xét thời hiệu khởi kiện còn hay hết.

-  Trường hợp nhận đơn khởi kiện trực tiếp thì ghi ngày nhận đơn vào Sổ nhận đơn. Trường hợp nhận qua đường bưu điện, thì ghi ngày, tháng, năm đương sự gửi đơn theo ngày, tháng, năm có dấu bưu điện nơi gửi đơn. Phong bì có dấu bưu điện phải được đính kèm đơn khởi kiện. Ngày khởi kiện được xác định là ngày có dấu bưu điện nơi gửi. Trường hợp không xác định được ngày, tháng, năm theo dấu bưu điện trên phong bì thư, thì Tòa án phải ghi chú trong Sổ nhận đơn là: “Không xác định được ngày, tháng, năm theo dấu bưu điện”. Trong trường hợp này, tùy từng trường hợp mà xác định: ngày khởi kiện được xác định là ngày Tòa án nhận được đơn do bưu điện chuyển đến; ngày đương sự gửi đơn tại bưu điện; ngày ghi trong đơn khởi kiện (Điều 14 Nghị quyết số 02/2011/NQ-HĐTP). Cần phải ghi ngày, tháng, năm nhận đơn vào góc trên bên trái của đơn khởi kiện.