ThS.Đỗ Bình Minh

Toàn cầu hoá cùng với sự phát triển mạnh mẽ của các giao dịch xuyên biên giới đã khiến cho các quan hệ dân sự, hôn nhân gia đình, thương mại, đầu tư, … ngày càng trở nên phức tạp. Yếu tố quốc tế khiến cho một mối quan hệ pháp luật có thể được điều chỉnh bởi hai hay nhiều hệ thống pháp luật, mà mỗi hệ thống lại có những quy định khác nhau khi điều chỉnh một vấn đề, gây ra xung đột pháp luật trong tư pháp quốc tế. Một trong những giải pháp cho hiện tượng này là tương trợ tư pháp giữa các quốc gia, đòi hỏi phải có sự hợp tác xuyên quốc gia mới có thể giải quyết được. Trong điều kiện toàn cầu hoá, Hội nghị La Hay về tư pháp quốc tế và các Công ước của Hội nghị có vai trò to lớn, góp phần quan trọng vào việc giải quyết hiệu quả nhất nhu cầu hợp tác tương trợ tư pháp về dân sự, thương mại.

Liên quan đến lĩnh vực hợp pháp hoá và chứng nhận lãnh sự, Hội nghị đã ban hành một văn bản pháp luật thống nhất điều chỉnh, gọi là Công ước La Hay năm 1961 về miễn hợp pháp hoá đối với tài liệu công nước ngoài[1]. Hợp pháp hóa lãnh sự là một thủ tục hành chính: cơ quan có thẩm quyền của một quốc gia chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu của một quốc gia khác để giấy tờ, tài liệu đó được công nhận và sử dụng tại quốc gia chứng nhận. Tuy vậy, việc hợp pháp hóa lãnh sự chỉ là chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu, không bao hàm chứng nhận về nội dung và hình thức của giấy tờ, tài liệu. Tính đến thời điểm hiện tại, Công ước đã có 120 quốc gia thành viên. Việt Nam vẫn chưa là thành viên của Công ước.

I. Khái quát Công ước La Hay năm 1961 về miễn hợp pháp hoá đối với tài liệu công nước ngoài

1. Hội nghị La Hay về Tư pháp quốc tế

Hội nghị La Hay về Tư pháp quốc tế  được thành lập từ năm 1893. Đến năm 1955 Hội nghị La Hay thông qua Hiến chương của Hội nghị và trở thành một tổ chức quốc tế liên chính phủ toàn cầu độc lập. Trụ sở của tổ chức này đặt tại La Hay, Vương quốc Hà Lan. Hiện tại, Hội nghị La Hay có 90 thành viên, gồm 89 quốc gia và 01 tổ chức quốc tế (Liên minh châu Âu – EU)^[2]. Việt Nam đã nhận được thông báo được công nhận chính thức là thành viên đầy đủ thứ 73 của Tổ chức này kể từ ngày 10/4/2013.

Với mục đích "hoạt động vì sự thống nhất tiến bộ của các quy tắc luật tư pháp quốc tế"[3], Hội nghị LaHay là tổ chức quốc tế có vai trò to lớn trong việc hài hòa hóa hệ thống pháp luật và truyền thống pháp lý của các nước, phát triển thành các công cụ pháp lý đa phương bao gồm các điều ước quốc tế về tư pháp quốc tế để đáp ứng nhu cầu toàn thế giới. Vì vậy ngày càng có nhiều quốc gia không phải là thành viên của Hội nghị nhưng lại là quốc gia ký kết của các Công ước do Hội nghị ban hành. Hiện các Công ước do Hội nghị ban hành liên quan đến 150 quốc gia trên thế giới[4].

Tính đến nay, Hội nghị đã ban hành Công ước điều chỉnh nhiều lĩnh vực khác nhau của tư pháp quốc tế, từ hôn nhân gia đình, hợp tác pháp luật và tư pháp đến thương mại và tài chính quốc tế. Từ năm 1893 đến năm 1904, Hội nghị đã thông qua bảy Công ước quốc tế, sáu Công ước trong số đó sau đó đã được thay thế bằng các công cụ hiện đại hơn. Từ năm 1951 đến năm 2008, Hội nghị đã thông qua 38 Công ước quốc tế. Trong số tất cả các Công ước La Hay, Công ước Apostille đã thu hút số lượng phê chuẩn và gia nhập cao nhất. Với vài triệu Apostilles được ban hành mỗi năm trên khắp thế giới[5], chắc chắn đây cũng là Công ước La Hay được sử dụng rộng rãi nhất. Theo số liệu thống kê của trang web chính thức Hội nghị, Công ước Apostille hiện có 120 quốc gia thành viên. Việt Nam hiện nay vẫn chưa là thành viên của Công ước này.

2. Công ước La Hay 1961 về miễn hợp pháp hoá đối với tài liệu công nước ngoài

Nhu cầu hợp pháp hoá các tài liệu công ở nước ngoài đã tăng lên cùng với sự di chuyển và tương tác xuyên biên giới ở cấp độ toàn cầu. Vào đầu những năm 1950, quá trình hợp pháp hoá bị coi là nguyên nhân gây phiền toái cho các cá nhân và doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng giấy tờ công có nguồn gốc ở một Quốc gia trong những tình huống hoặc giao dịch ở các quốc gia khác. Theo đề nghị của Hội đồng Châu Âu, Hội nghị La Hay về Tư pháp quốc tế đã quyết định xây dựng một Công ước nhằm tạo thuận lợi cho việc xác thực các giấy tờ công sẽ được xuất trình ở nước ngoài. Sau các cuộc thảo luận tại Kỳ họp thứ 8 của Hội nghị La Hay năm 1956, một Uỷ ban đặc biệt đã họp và dự thảo Công ước. Sau đó bản dự thảo được hiệu chỉnh và văn bản cuối cùng của Công ước được thông qua vào ngày 26/10/1960. Công ước được ký lần đầu vào ngày 05/10/1961, chính thức có hiệu lực từ ngày 21/01/1965[6].

Trong nhiều trường hợp, để đảm bảo tính xác thực của những tài liệu công khai này, chúng phải trải qua quá trình hợp pháp hóa tốn kém và mất thời gian, thường đòi hỏi nhiều bước và liên quan đến nhiều cơ quan chức năng[7]. Công ước Apostille thay thế quy trình hợp pháp hóa truyền thống và rườm rà bằng một hình thức duy nhất: đó là việc cấp một chứng chỉ được gọi là Apostille. Apostille, do Quốc gia xuất xứ cấp, xác thực nguồn gốc của tài liệu công khai để tài liệu đó có thể được xuất trình ở nước ngoài tại một Bên ký kết khác[8]. Khung đơn giản hóa này tạo điều kiện thuận lợi cho việc lưu hành các tài liệu công khai trên toàn thế giới cho các cá nhân, gia đình và các nhà điều hành thương mại, do đó hỗ trợ thiết lập các điều kiện thuận lợi hơn cho đầu tư nước ngoài và thương mại quốc tế. Đồng thời, Công ước Apostille duy trì tính toàn vẹn của xác thực tài liệu công khai, cũng như các dòng doanh thu cho các Quốc gia thu phí dịch vụ chứng thực. Tác dụng duy nhất của Apostille là xác nhận tính xác thực của chữ ký, năng lực mà người ký tài liệu đã hành động và danh tính của con dấu mà tài liệu đó mang[9]. Apostille không xác thực nội dung ẩn trong tài liệu công khai. Hiệu lực của Apostille là vô thời hạn.

Công ước Apostille được áp dụng khi tất cả các điều kiện sau được đáp ứng[10]: (i) Quốc gia nơi tài liệu được ban hành là bên tham gia Công ước; (ii) Quốc gia mà tài liệu sẽ được sử dụng là bên tham gia Công ước; (iii) Luật của Quốc gia nơi tài liệu được ban hành coi đó là tài liệu công khai; (iv) Tiểu bang mà tài liệu sẽ được sử dụng yêu cầu được cấp một Giấy chứng nhận Apostille để công nhận nó là một tài liệu công khai nước ngoài.

II. Những nội dung cơ bản của Công ước La Hay năm 1961 về miễn hợp pháp hoá đối với tài liệu công nước ngoài

1. Mục đích của Công ước

Có thể nói mục đích chính của Công ước là loại bỏ thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự đối với các văn bản do cơ quan có thẩm quyền của một quốc gia thành viên của Công ước đã cấp hoặc lập ra cho cá nhân, tổ chức của nước mình, khi văn bản đó được sử dụng ở quốc gia thành viên khác của Công ước, từ đó tạo điều kiện thuận lợi cho việc sử dụng giấy tờ công ở nước ngoài. Thông qua việc loại bỏ thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự, các quốc gia xem xét công nhận các văn bản do cơ quan có thẩm quyền của mỗi nước ký kết lập ra hoặc cấp cho cá nhân, tổ chức của mình.

Việc miễn yêu cầu thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự và công nhận các văn bản nhà nước giữa các nước ký kết hoặc tham gia Công ước đã được thể hiện khá cụ thể trong nội luật của các nước đó. Ví dụ: Hợp chủng quốc Hoa Kỳ quy định việc công nhận văn bản nhà nước nước ngoài là một nghĩa vụ của Hợp chủng quốc Hoa Kỳ, Tòa án liên bang và cơ quan có thẩm quyền bang phải lưu ý về nghĩa vụ này. Pháp luật của Hà Lan, Thụy Sỹ, Anh v.v... đều có các quy định tương tự.

Ở hầu hết các Quốc gia, một tài liệu công có thể được Cơ quan có thẩm quyền trực tiếp phê duyệt. Điều này có nghĩa là người mang tài liệu công khai có thể lấy nó từ cơ quan có liên quan hoặc quan chức đã thực thi nó đến thẳng Cơ quan có thẩm quyền về Apostille. Vì phát hành Apostille là bước duy nhất trong toàn bộ quy trình xác thực, quy trình này được gọi là quy trình một bước.

Ở các Quốc gia khác, (một số) tài liệu công khai trước tiên phải được chứng nhận bởi một hoặc nhiều cơ quan chức năng riêng biệt trước khi cuối cùng được Cơ quan có thẩm quyền phê duyệt. Vì loại quy trình xác thực này vẫn liên quan đến một số cơ quan chức năng, nó được gọi là quy trình nhiều bước. Quy trình này rõ ràng là rườm rà hơn quy trình một bước và dẫn đến việc Apostille được cấp cho chứng nhận (cuối cùng), chứ không phải tài liệu công khai cơ bản. Theo đó, tài liệu công khai phải được xuất trình cùng với chứng nhận đã sử dụng để được sử dụng ở nước ngoài.

Nhìn chung, mục đích cuối cùng của Công ước Apostille là thúc đẩy một thủ tục đơn giản và dễ hiểu: quy trình một bước đơn giản hóa việc chứng thực các tài liệu công để được sử dụng ở nước ngoài.

2. Phạm vi của Công ước

Công ước chỉ áp dụng cho “tài liệu công[11]”. Thuật ngữ này không được định nghĩa rõ ràng trong Công ước nhưng lại được giải thích ở Phần 1 Sổ tay hướng dẫn triển khai[12]. Tính chất công khai của tài liệu được xác định bởi pháp luật của Quốc gia nơi tài liệu đó được thi hành. Do đó, các Quốc gia thành viên phải hiểu rõ về các loại tài liệu mà Apostille có thể được cấp.

Theo Điều 1 Công ước Apostille, một số loại tài liệu sau được quy định là tài liệu công: (i) Tài liệu xuất phát từ một cơ quan hoặc một quan chức có liên quan đến tòa án hoặc cơ quan tài phán của quốc gia, bao gồm những tài liệu xuất phát từ một công tố viên, thư ký tòa án hoặc những người tham gia tố tụng; (ii) Văn bản hành chính; (iii) Văn bản được công chứng (văn bản do công chứng viên soạn thảo, ký và đóng dấu); (iv) Các giấy chứng nhận chính thức đính kèm theo những văn bản được ký bởi những người có thẩm quyền, như giấy chứng nhận chính thức ghi nhận việc đăng ký một bản hoặc sự kiện đã tồn tại trong một thời hạn nhất định và sự chứng thực chính thức đối với chữ ký đó.

Mặc dù Chứng chỉ Apostille thường được ban hành cho các loại tài liệu nói trên, danh sách này tuy nhiên vẫn chưa đầy đủ. Thực tiễn áp dụng Công ước cho thấy, các Quốc gia thành viên thường cấp Apostille cho những loại tài liệu sau: Giấy khai sinh, giấy chứng nhận ăng ký kết hôn, giấy khai tử, bản án, quyết định của toà án, chứng thực chữ ký, trích lục từ sổ đăng ký thương mại và các loại giấy tờ khác như: Bằng sáng chế và bằng cấp do các cơ sở giáo dục công lập cấp.

Công ước Apostille không áp dụng đối với các tài liệu do các cơ quan đại diện ngoại giao hoặc lãnh sự thực hiện, hoặc các tài liệu hành chính liên quan trực tiếp đến hoạt động thương mại hoặc hải quan. Tuy nhiên, cần lưu ý rằng một số Quốc gia cấp Apostille cho các tài liệu như giấy phép xuất nhập khẩu, giấy chứng nhận sức khỏe và giấy chứng nhận xuất xứ.

Vì Công ước Apostille được thiết kế để hợp lý hóa các thủ tục hành chính và bãi bỏ việc hợp pháp hóa giữa các Quốc gia thành viên, nên Công ước này không đưa ra các thủ tục bổ sung mà trước đây không tồn tại. Nói cách khác, một tài liệu không thuộc chuỗi hợp pháp hóa truyền thống thì cũng sẽ không được cấp Apostille.

3. Cơ quan có thẩm quyền theo Công ước

Khi tham gia Công ước, một Bên ký kết phải chỉ định các cơ quan có thẩm quyền cấp Apostille[13]. Mỗi Bên ký kết được tự do xác định danh tính và số lượng các Cơ quan có thẩm quyền của mình. Mỗi Nước ký kết được yêu cầu chỉ định một hoặc nhiều cơ quan có thẩm quyền cấp Apostille (được gọi là Cơ quan có thẩm quyền). Việc chỉ định các Cơ quan có thẩm quyền là rất quan trọng đối với việc hoạt động có hiệu quả của Công ước Apostille.

a. Danh tính của các Cơ quan có thẩm quyền

Hầu hết thời gian, một Nước ký kết sẽ chỉ định một cơ quan hiện có là Cơ quan có thẩm quyền. Mặt khác, một số Quốc gia đã thành lập một cơ quan mới (thường nằm trong một cơ quan lớn hơn hiện có như Bộ Ngoại giao) với tên gọi Cơ quan có thẩm quyền. Việc xác định xem có nên tạo một cơ quan mới hay trao quyền hạn cho một cơ quan hiện có khả năng phụ thuộc vào các nguồn lực dự kiến ​​sẽ hướng đến việc ban hành và đăng ký Apostille, và tác động tài chính của việc thành lập một cơ quan mới.

b. Số lượng Cơ quan có thẩm quyền

Một số Quốc gia ký kết chỉ chỉ định một Cơ quan có thẩm quyền, chẳng hạn như Bộ Ngoại giao (hoặc một cơ quan chuyên môn trong Bộ), Bộ Nội vụ hoặc Bộ Tư pháp. Mặc dù việc chỉ định một Cơ quan có thẩm quyền duy nhất có thể hỗ trợ việc thiết lập các thông lệ để cấp Apostille, nhưng nó có thể gây ra những thách thức về khả năng tiếp cận các dịch vụ của Apostille (đặc biệt là ở các Quốc gia lớn hơn). Văn phòng thường trực khuyến nghị rằng các Quốc gia, mà ban đầu đã chỉ định một Cơ quan có thẩm quyền duy nhất, hãy xem xét khả năng phân cấp việc cung cấp các dịch vụ Apostille sau khi các thông lệ đã được thiết lập. Điều này có thể được thực hiện bằng cách chỉ định Cơ quan có thẩm quyền bổ sung hoặc bằng cách mở các văn phòng địa phương của Cơ quan có thẩm quyền hiện tại. Bằng cách đó, Nhà nước có thể cho phép các cá nhân và doanh nghiệp (địa phương) tiếp cận dễ dàng hơn với các dịch vụ của Apostille, từ đó tạo điều kiện thuận lợi hơn nữa cho việc lưu hành quốc tế các tài liệu công.

Các quốc gia đã chỉ định Cơ quan có thẩm quyền như sau: (i) Đối với một số nước (liên bang hoặc nhiều vùng lãnh thổ), Cơ quan có thẩm quyền riêng biệt đã được chỉ định cho từng đơn vị lãnh thổ; (ii) Đối với các Quốc gia khác, một Cơ quan có thẩm quyền riêng đã được chỉ định cho từng loại tài liệu công chính (ví dụ: Bộ Tư pháp có thể có thẩm quyền cấp Apostille cho các tài liệu của tòa án; Bộ Giáo dục có thể có thẩm quyền cấp Apostille cho các văn bằng được cấp bởi các tổ chức công; Bộ Ngoại giao có thể có thẩm quyền cấp Apostille cho hồ sơ hộ tịch; và cơ quan chuyên môn về công chứng viên có thể có thẩm quyền cấp Apostille cho các văn bản, tài liệu công chứng. Việc chỉ định các Cơ quan có thẩm quyền khác nhau tùy thuộc vào loại tài liệu công đã được chứng minh là rất hiệu quả, bởi vì tài liệu đó được quản lý bởi một cơ quan quen thuộc với nó.

c. Chức năng và nhiệm vụ của Cơ quan có thẩm quyền

Theo Công ước, Apostilles chỉ có thể được cấp bởi Cơ quan có thẩm quyền do một Nước ký kết chỉ định. Cơ quan có thẩm quyền cũng được yêu cầu ghi vào sổ đăng ký từng Apostille mà nó đã phát hành. Mỗi Cơ quan có thẩm quyền phải có khả năng thực hiện cả hai chức năng này một cách hiệu quả.

Ngoài ra, Cơ quan có thẩm quyền có một số nhiệm vụ sau: (i) Xác minh tính xác thực (nguồn gốc) của các tài liệu công: Có thể xác định và xác minh chữ ký trên một tài liệu công khai được thực thi trên lãnh thổ của Quốc gia có thẩm quyền cấp Apostille, cũng như năng lực của người đã ký tài liệu đó và con dấu mà tài liệu đó mang; (ii) Phát hành Apostille: Có đủ nguồn lực để phát hành số lượng Apostille dự kiến (dưới dạng giấy hoặc điện tử); (iii) Thiết lập, lưu giữ và duy trì Apostille đã phát hành: (tốt nhất là bằng cách vận hành Sổ đăng ký điện tử có thể truy cập trực tuyến) để tạo điều kiện thuận lợi cho việc xác minh Apostille theo yêu cầu của người nhận[14].

d. Thay đổi Cơ quan có thẩm quyền

            Công ước cho phép các Quốc gia thay đổi Cơ quan có thẩm quyền bằng cách thông báo cho cơ quan lưu chiểu biết nếu có bất cứ thay đổi nào liên quan đến Cơ quan có thẩm quyền đã được chỉ định. Có một số trường hợp như sau: (i) Cơ quan có thẩm quyền mới được chỉ định; (ii) Cơ quan có thẩm quyền trước đó nay không còn được chỉ định nữa; (iii) Thẩm quyền của cơ quan có thẩm quyền được điều chỉnh.

4. Thủ tục đề nghị, xác minh và cấp Apostille

Không phân biệt người sở hữu giấy tờ hay người cấp phát giấy tờ, cá nhân hay pháp nhân, đương đơn hay người khác xuất trình giấy tờ, Apostille có thể được cấp theo yêu cầu của bất cứ ai. Tuy nhiên, theo quy trình nội bộ, Cơ quan có thẩm quyền có thể yêu cầu cung cấp bằng chứng về việc mình được Uỷ quyền xin cấp Apostille bởi người dự định sử dụng Apostille đó. Ngoài ra, đề nghị cấp Apostille có thể bị từ chối ở một số trường hợp như: giấy tờ công thuộc phạm vi bị loại trừ hay giấy tờ đó không phải giấy tờ công theo luật pháp của Quốc gia xuất xứ.

Apostille chỉ có thể được cấp bởi Cơ quan có thẩm quyền do các Bên ký kết chỉ định chính thức[15]. Cơ quan có thẩm quyền sẽ cấp Apostille khi họ hài lòng về: (i) Tính xác thực của chữ ký hay con dấu trên tài liệu công; (ii) Thẩm quyền của người ký giấy tờ; (iii) Danh tính của con dấu hay tem trên giấy tờ. Apostille có thể được phát hành dưới dạng giấy hoặc điện tử (e-Apostille) và phải được đính kèm với tài liệu công ban đầu[16]. Mỗi Apostille sẽ mang tiêu đề “Apostille (Công ước La Haye ngày 05 tháng 10 năm 1961)” và có 10 mục thông tin tiêu chuẩn được đánh số (bốn trong số đó đề cập đến tài liệu công và sáu mục để dành cho Cơ quan có thẩm quyền ban hành Apostille). Cơ quan có thẩm quyền phải lưu giữ hồ sơ về tất cả các Apostille đã được cấp và theo yêu cầu, xác minh xem các thông tin chi tiết trong Apostille có tương ứng với các Apostille trong sổ đăng ký hay không[17].

5. Thủ tục tham gia Công ước[18]:

Công ước để ngỏ cho tất cả các quốc gia muốn tham gia nếu quốc gia đó gửi văn bản thông báo xin tham gia Công ước. Công ước sẽ có hiệu lực với quốc gia đó sau 60 ngày kể từ ngày gửi văn bản thông báo. Tuy nhiên, đối với các quốc gia xin tham gia, Công ước có điều khoản bảo lưu phạm vi áp dụng chỉ đối với những nước ký kết hoặc tham gia khác nếu những nước đó không phản đối. Công ước có giá trị 5 năm và được gia hạn 5 năm một lần nếu không có quốc gia nào phản đối.

6. Chương trình Apostille điện tử

Tại kỳ họp năm 2003, Uỷ ban Đặc biệt[19] đã công nhận rằng công nghệ hiện đại không thể tách rời trong xã hội ngày nay và nhất trí rằng việc áp dụng công nghệ có thể mang lại nhiều tác động tích cực cho Công ước. Để theo kịp tốc độ của các sáng kiến và các bước phát triển của chính phủ điện tử (e – Government), E-APP được ra mắt vào năm 2006 để thúc đẩy và hỗ trợ việc triển khai công nghệ theo Công ước Apostille. Nó cho phép thực hiện các cải tiến đối với khả năng tiếp cận và khả năng sử dụng của Công ước bằng cách sử dụng các công nghệ phổ biến hiện có. E – APP phục vụ cho việc: (i) Cấp Apostille điện tử (E – Apostille) và (ii) Hoạt động của các hệ thống đăng ký điện tử (E – register).

E – Apostille là Apostille được phát hành dưới dạng điện tử và được ký bằng chữ ký điện tử kèm theo chứng thư số. E – Apostille có thể được cấp trên tài liệu điện tử hoặc tài liệu giấy đã được quét thành dạng điện tử. Sổ đăng ký điện tử là sổ đăng ký được duy trì ở dạng điện tử, có thể truy cập công khai cho phép bất kỳ người nào quan tâm xác minh Apostille của họ trực tuyến.

E – APP cung cấp công cụ hữu hiệu để chống giả mạo và lạm dụng Apostille qua việc tạo ra một lớp bảo mật vượt xa các tiêu chuẩn hiện nay trong môi trường bằng giấy, tiến tới mục tiêu xa hơn, thân thiện với môi trường[20].

III. Việt Nam trong vấn đề gia nhập Công ước La Hay năm 1961 về miễn hợp pháp hoá đối với tài liệu công nước ngoài

1. Thực trạng đặt ra nhu cầu gia nhập Công ước Apostille ở Việt Nam

Nhu cầu giao thương đầu tư quốc tế, lao động, làm việc và kết hôn tại nước ngoài, … ngày càng tăng lên dẫn đến hệ quả là việc sử dụng giấy tờ Việt Nam ở nước ngoài và ngược lại cũng tăng lên. Tuy nhiên, Việt Nam mới chỉ dừng lại ở việc ban hành những quy định trong các hiệp định tương trợ tư pháp mà Việt Nam ký kết với nước ngoài và một số văn bản pháp luật điều chỉnh các quan hệ tư pháp quốc tế giữa các cá nhân, tổ chức giữa Việt Nam và nước ngoài.

Cho tới nay, thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự đối với Việt Nam đã được quy định trong Pháp lệnh lãnh sự ngày 13/11/1990, Thông tư số 1413/NG-TT ngày 31/7/1993 của Bộ trưởng Bộ Ngoại giao quy định về thể lệ hợp pháp hóa lãnh sự và gần đây nhất là Nghị định số 11/2011/NĐ-CP do Chính phủ ban hành về Chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hoá lãnh sự. Ngoài ra, thủ tục này thể hiện trong một số Hiệp định Lãnh sự đã ký với một số nước cũng quy định về thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự đối với các văn bản của cơ quan có thẩm quyền của mỗi nước ký kết cấp hoặc lập ra. Trong các hiệp định tương trợ tư pháp với các quốc gia khác, các văn bản do cơ quan có thẩm quyền Việt Nam cấp hoặc lập ra có thể được xem là có giá trị như các văn bản do cơ quan có thẩm quyền nước ký kết cấp hoặc lập ra. Vì vậy tài liệu công trực tiếp được sử dụng mà không cần qua xác nhận. Mặc dù quy định này tạo điều kiện cho công dân, pháp nhân của các bên liên quan nhưng mặt khác lại gây khó khăn trong công tác kiểm soát khi vấn đề công dân Việt Nam làm giả giấy tờ ở nước ngoài ngày càng báo động, điều này ảnh hưởng không nhỏ đến quyền lợi công dân Việt Nam cũng như uy tín của quốc gia.

Như vậy, vấn đề miễn yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự đối với Việt Nam mới chỉ được ghi nhận trong các Hiệp định song phương về tương trợ tư pháp và pháp lý. Thực tiễn cho thấy việc gia nhập một công ước mang tính chất quốc tế và phổ biến như Công ước Apostille là điều vô cùng cần thiết. Qua nghiên cứu pháp luật một số nước và so sánh với pháp luật của Việt Nam, có thể nói thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự đối với các văn bản nhà nước của một quốc gia cấp hoặc lập ra tương đối phức tạp và rất mất thời gian. Chính vì vậy, việc ký kết các điều ước quốc tế trong đó quy định việc công nhận và xem xét thi hành các văn bản đó trong lãnh thổ giữa các quốc gia với nhau nên được cân nhắc nhanh chóng. Thực tế, Việt Nam cũng đã có những hành động để nỗ lực tham gia vào Công ước. Tháng 12/2012, Bộ Ngoại giao Việt Nam phối hợp với các bộ, ngành có liên quan xây dựng Đề án gia nhập Công ước Apostille trình Thủ tướng Chính phủ. Ngày 16/01/2014, Thủ tướng đã phê duyệt Đề án gia nhập Công ước thông qua Công văn số 488/VPCP-QHQT, tiếp tục giao cho Bộ Ngoại giao kết hợp với các cơ quan liên quan để xây dựng hồ sơ xin gia nhập Công ước. Ngày 14/02/2015, Bộ Ngoại giao đã có tờ trình số 501/TTr-BNG-LS về việc gia nhập Công ước Apostille.

2. Những cơ hội cho Việt Nam khi gia nhập Công ước Apostille

Thứ nhất, với tư cách là một thành viên của Hội nghị La Hay về Tư pháp quốc tế, Việt Nam có cơ hội để được tham gia trực tiếp và sâu hơn vào quá trình xây dựng và hoàn thiện các nền tảng pháp lý quốc tế đa phương trong lĩnh vực hợp pháp hoá cũng như được tiếp xúc và khai thác một cách trực tiếp những thành tựu của pháp luật quốc tế, giúp Việt Nam hoàn thiện hệ thống pháp luật liên quan đến tư pháp quốc tế về hợp pháp hoá và chứng nhận lãnh sự. Không chỉ vậy, đội ngũ cán bộ pháp luật Việt Nam còn có cơ hội tham gia vào hoạt động xây dựng các quy định pháp lý quốc tế ở tầm đa phương, thiết lập các quan hệ và giao lưu với đội ngũ chuyên gia pháp lý có trình độ từ nhiều hệ thống pháp luật khác nhau, qua đó góp phần nâng cao nhận thức của đội ngũ cán bộ, xây dựng lực lượng cán bộ pháp luật có trình độ cao về tư pháp quốc tế cũng như về lĩnh vực hợp pháp hoá tài liệu công cho Việt Nam[21].Tính chất quốc tế của Hội nghị và tính phổ cập của Công ước giúp Việt Nam hội nhập sâu rộng hơn vào môi trường tư pháp quốc tế. Đồng thời, việc tham gia Công ước sẽ tạo thuận lợi và bảo đảm cho các giao dịch của cá nhân, tổ chức Việt Nam với nước ngoài có thể thực hiện hiệu quả và nhanh chóng hơn, giúp các cơ quan chức năng Việt Nam có thể bảo hộ tốt quyền lợi của công dân, pháp nhân và Nhà nước Việt Nam ở nước ngoài.

Thứ hai, việc tham gia Công ước rút gọn quy trình hợp pháp hoá và chứng nhận lãnh sự giấy tờ cho các cá nhân, pháp nhân Việt Nam. Về mặt lý tưởng, Công ước được xây dựng dựa trên “quy trình một bước”[22]. Mục đích này được thực hiện bằng cách cho phép tất cả các loại giấy tờ công được cấp Apostille trực tiếp mà không cần phải có xác thực từ trước ở Quốc gia xuất xứ. Trên thực tế, giấy tờ công thuộc phạm vi điều chỉnh của Công ước chỉ cần trải qua một thủ tục duy nhất là chứng thực chữ ký, chức danh người ký và con dấu, con tem trên giấy tờ. Điều này sẽ loại bỏ thủ tục hợp pháp lãnh sự đối với tất cả các văn bản do cơ quan có thẩm quyền nước ký kết hoặc tham gia cấp hoặc lập ra và có nhu cầu sử dụng tại Việt Nam cũng như ở nước hữu quan. Thay vào đó, cơ quan có thẩm quyền Việt Nam sẽ cấp một "Giấy chứng nhận" hay còn gọi là "Apostille", kèm theo số lượng văn bản đáng lẽ phải thông qua hợp pháp hóa. Như vậy, việc cấp "Apostille" sẽ đơn giản hóa thủ tục cho các cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam và đối với cá nhân, tổ chức có yêu cầu.

Thứ ba, việc tham gia Công ước sẽ không ảnh hưởng tới các Hiệp định tương trợ tư pháp và pháp lý mà Việt Nam đã ký với một nước, trong đó quy định việc xem xét công nhận các văn bản do cơ quan có thẩm quyền của nước ký kết. Từ đó có thể hạn chế tối đa tình trạng gỉả mạo giấy tờ văn bản của Nhà nước Việt Nam cấp.

Thứ tư, Công ước có các quy định một số vấn đề về : cơ quan có thẩm quyền cấp "Apostille", mẫu "Apostille", lưu trữ hồ sơ v.v... Như vậy, tham gia Công ước cũng có nghĩa là Việt Nam sẽ hội nhập một tiêu chuẩn quốc tế chung về các vấn đề nói trên như đối với các quốc gia ký kết hoặc tham gia khác.

3. Một số vấn đề cần lưu ý trước khi gia nhập Công ước Apostille

Để có thể nắm bắt được nội dung cốt lõi, cách hiểu đúng và thực hiện các quy định của Công ước, việc đảm bảo tài liệu chính thức về Công ước là hết sức cần thiết cho quá trình gia nhập, chuẩn bị các điều kiện cần thiết và áp dụng Công ước trên thực tế. 

Thứ nhất, cần lưu ý đến chữ ký của người có thẩm quyền và con dấu của cơ quan nhà nước cấp hoặc lập ra văn bản. Các Nước ký kết và tham gia Công ước về miễn yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự đối với văn bản nhà nước, đều quy định việc cấp "Apostille" do Bộ Ngoại giao hay cơ quan được Bộ Ngoại giao ủy quyền cấp. Đồng thời, để cấp "Apostille", Bộ Ngoại giao cần được các cơ quan chức năng giới thiệu chữ ký của người có thẩm quyền ký văn bản, con dấu của cơ quan có thẩm quyền đóng trong văn bản đó. Tuy nhiên, hiện nay chỉ riêng về vấn đề hợp pháp hóa lãnh sự theo các quy định của pháp luật Việt Nam, thì việc giới thiệu chữ ký của người có thẩm quyền và con dấu của cơ quan nhà nước cấp hoặc lập ra văn bản vẫn chưa được thực hiện một cách đầy đủ. Vì vậy, khi tham gia Công ước, Chính phủ phải ban hành một văn bản (nên là một nghị định hướng dẫn) cụ thể hóa nội dung Công ước, trong đó quy định các cơ quan có thẩm quyền cấp hoặc lập ra văn bản và có yêu cầu sử dụng văn bản đó ở nước ngoài, phải có trách nhiệm giới thiệu chữ ký của người có thẩm quyền ký và con dấu mà cơ quan đó sử dụng tới Bộ Ngoại giao.

Thứ hai, cần lưu ý về khái niệm “tài liệu công” được quy định ngay tại Điều 1 của Công ước. Công ước đã liệt kê bốn loại văn bản được coi là giấy tờ công, nhưng cũng khuyến cáo rằng quy định về giấy tờ công ở mỗi quốc gia là khác nhau nên khi tham gia Công ước, Việt Nam cần phải phân loại rõ các loại văn bản được coi là văn bản của nhà nước để tránh xảy ra xung đột pháp luật và thống nhất áp dụng.

Thứ ba, lưu ý khi lựa chọn Cơ quan có thẩm quyền đại diện để cấp Apostille, về danh tính, số lượng, hay nghĩa vụ phải thông báo.

Thứ tư, khi tham gia Công ước, một số yêu cầu về việc đào tạo cán bộ, tiêu chuẩn hóa đối với hồ sơ, số liệu văn bản, yêu cầu bảo hộ quyền lợi của công dân v.v... cũng cần phải được lưu ý xem xét.

Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự các tài liệu, giấy tờ tại nước ngoài là một thủ tục  phức tạp và tốn kém. Tuy nhiên, bằng nhiều nỗ lực, Việt Nam đã phê duyệt và đang tiến hành Đề án ra nhập Công ước Apostille. Việc gia nhập Công ước Apostille giúp rút ngắn một nửa quy trình hợp pháp hóa và chứng nhận lãnh sự giấy tờ so với hiện nay, cũng như khuyến khích công nghệ hóa việc cấp, quản lý và xác thực các chứng nhận Apostille, phù hợp với chủ trương cải cách hành chính và Đề án Chính phủ điện tử của Chính phủ Việt Nam. Việc triển khai thực hiện công ước này sẽ tiết kiệm đáng kể thời gian, chi phí và công sức của các cá nhân, tổ chức có nhu cầu sử dụng giấy tờ công của Việt Nam ở nước ngoài và đóng vai trò quan trọng để Việt Nam trở thành một thị trường tiềm năng cho các nhà đầu tư nước ngoài cũng như thu hút nguồn nhân lực chất lượng cao vào Việt Nam.

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

1.   Công ước La Hay năm 1961 về miễn hợp pháp hoá đối với tài liệu công nước ngoài (Công ước Apostille).

2.   Văn phòng thường trực Hội nghị La Hay về Tư pháp quốc tế (2009), “Sổ tay Apostille – Sổ tay Hoạt động Thực tiễn của Công ước Apostille”, do Cục Lãnh sự - Bộ Ngoại giao phối hợp với Chương trình Hỗ trợ Đối thoại Chiến lược Việt Nam – EU biên dịch, biên tập, xuất bản.

3.   Hague Conference on Private International Law, “How to join and implement the Hague Apostille Convention: A brief guide for countries interested in joining the Hague Convention of 05 October 1961 Abolishing the Requirement of Legalisation for Foreign Public Documents” (Sổ tay hướng dẫn triển khai).

4.   Nguyễn Đình Ngọc (2012), Bài viết “Vấn đề Việt Nam tham gia công ước miễn yêu cầu hợp pháp hóa văn bản nhà nước” đăng trên trang Học viện Ngoại giao – Bộ Ngoại giao.

5.   Nguyễn Hồng Bắc (2017), “Công ước La Hay năm 1961 về miễn hợp pháp hoá tài liệu công nước ngoài và sự cần thiết gia nhập của Việt Nam”